Заголовки для электронных писем при утверждении проектной документации.

Go-Promo
Go-Promo: Заголовки для электронных писем при утверждении проектной документации.

Возникали ли у вас проблемы с людьми, которые не ознакомились с документами по проекту? Действительно, очень неприятно, когда вы посылаете документы на согласование и получения фидбэка, а затем обнаруживаете, что люди их даже не открывали.

Существует один способ избежать данную ситуацию – люди должны понимать, что требуется и ожидается от них после получения электронного письма. Если вы в понятной форме не напишете, что хотите узнать от заинтересованной стороны, то скорее всего, вам не удастся получить нужный ответ.

В этой статье мы приведём 4 темы письма, которые можно использовать для утверждения проектной документации с заказчиками и вашей командой.

1. «Ознакомиться»


Этот документ подразумевает именно то, что написано в теме письма. Он посылается исключительно для ознакомления. Это может быть план по проекту для заказчика (вы не знаете точно посмотрит ли он его, но если заказчик захочет увидеть план, то сможет найти нужный документ в своей почте). Это может быть список рисков по проекту, который вы высылаете своей команде (возможно, не каждый участвует в процессе, но вы отсылаете последнюю версию, чтобы любой мог ознакомиться с текущей ситуацией). Это может быть документ о текущем состоянии проекта для маркетингового отдела (они могут использовать его для своих целей, но им необязательно давать вам комментарии).

2. «Принять меры»


Опять же, тема «принять меры» очень логична. Если вы являетесь получателем данного письма, то тема сразу говорит вам, что e-mail содержит документ, который потребует неких действий. Например, это может быть описание комплекса работ, над которыми вам и вашей команде требуется начать работать. Это может быть счет-фактура или просто сообщение, которое нужно переслать ответственному лицу.

3. «Утвердить»


Эту тему письма можно использовать, когда не нужно исполнительное действие, а требуется официальное подтверждение того, что вы собираетесь делать дальше. Например, вы устно договорились об изменении даты завершения проекта и вам требуется официальное подтверждение для подписи дополнительных документов.

4. «Требует принятия решения»


Письма с этой темой обычно посылаются заказчику. Здесь обсуждаются и утверждаются детали по проекту. Вы можете рекомендовать и спрашивать действия или корректировки, которые необходимо принять в рамках реализации проекта. Отсылать макеты, утверждать дизайн, структуру, функционал сайта и т.п.

В любом случае эта тема письма прозрачна и ясна. Получатель сразу поймёт, что ему следует принять решение и сообщить о нём отправителю.

Дать понять людям что от них требуется очень просто — достаточно ясно сформулировать требования и структурировать информацию. Наш метод позволяет не только получать нужный результат, но и экономить ваше, а также чужое время.

А какие способы используете вы? Нам интересно ваше мнение!
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +1
  • 988

0 комментариев

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.