Не обвиняйте людей – следите за процессами

Управление проектами


Хорошо отлаженные процессы – краеугольный камень успешного бизнеса. Процессы обеспечивают согласованность и надежность повторяемых действий. Однако, не все процессы играют положительную роль. Многие из них способны отбросить ваш бизнес на несколько шагов назад. Именно это и случилось во время моей работы над одним из проектов.

Ход работ был нарушен из-за того, что процесс внедрения IT-инфраструктуры не был проработан должным образом, и лица, принимающие ключевые решения, не были определены. IT-департамент крайне мало содействовал работе на ранних стадиях проекта.

Довольно скоро стало понятно, что процесс идет по ложному пути. Члены команды, более всех заинтересованные в успешном выполнении проекта, оказались слишком сильно ограничены этим процессом. Таким образом, плохо продуманный и громоздкий процесс значительно замедлил реализацию важного бизнес-проекта. Какой урок мы можем из этого извлечь?

Громоздкий процесс


Не стоит обвинять людей, если рабочий процесс оказался слишком трудоемким. Стоит задуматься, все ли выполняемые действия так уж нужны на данный момент. Если вашей команде приходится преодолевать слишком много трудностей, значит, вы попали в «полосу препятствий».¹

Решение: пересмотрите и упростите рабочие процессы. Убедитесь, что роли и обязанности четко распределены в соответствии с самыми разными сценариями развития. Проработайте возможные варианты на бумаге вместе с теми, кто будет работать по этим планам, и исправьте возможные ошибки с учетом их мнения.

Хорошо организованный процесс ведет к успеху. И наоборот, плохо продуманные процессы приведут проект к провалу. Как правило, если в вашей команде есть «героически настроенные» сотрудники, реализующие проект, несмотря на трудности, до определенного момента вредные процессы не будут проявляться вообще. Не думайте, что успех проекта говорит о правильно выстроенном рабочем процессе – есть и другие факторы. Вам всегда есть, к чему стремиться.

Решение: обсудите с командой все «болевые точки» и блокирующие факторы и перестройте процессы так, чтобы избежать их повторения.

Тупиковый процесс


Если процесс заводит вас в тупик, стоит решить, насколько он вообще нужен для достижения цели. В ходе планирования упомянутого проекта выяснилось, что если реализация будет идти больше года, необходимо заново согласовывать с ключевыми заинтересованными лицами общий бюджет на несколько лет.

В этом случае ключевой акционер был согласен подписать бюджет только на текущий год. Проект уже прошел все стадии одобрения и даже получил подтверждение финансового департамента. В целом, это был достаточно типовой проект, и проектный менеджер настаивал на его одобрении, чтобы двигаться дальше. Однако, Офис управления проектами требовал подтверждения общего бюджета на несколько лет. Ни одна из сторон не хотела уступать.

В конце концов, проект ушел в разработку без подтверждения, что крайне нежелательно, но неизбежно, если цели бизнеса заставляют проектную команду завершить проект в определенные сроки.

Решение: убедитесь, что в ходе рабочего процесса вы не попадете в ситуацию, когда движение вперед будет заблокировано. В данном случае можно было бы утвердить объем работ и бюджет на первый и второй год отдельно.

Стремитесь к простоте


Возможно, когда речь заходила о работающих методах и процессах, вам встречался акроним «KISS» (Keep It Simple Stupid). Конечно, я не рекомендую вам использовать его при общении с коллегами и клиентами, однако, стоит держать его в голове при запуске новых процессов и оптимизации уже существующих.

Не усложняйте процесс. Простые процессы хорошо воспринимаются, их легко разбить на четкие этапы и отследить результат.

Решение: рассмотрите каждый этап процесса и решите для себя, насколько он важен. Можно ли обойтись без него? Помогает ли этап приблизиться к цели? Чем меньше шагов необходимо пройти, тем лучше. Руководствуйтесь принципом «KISS».

Заключение


Если процесс начинает управлять вами, вы рискуете потерять из вида конечную цель своей работы. Убедитесь, что вы работаете с простыми процессами, обсуждая их с людьми, которые в них задействованы, и избавляясь от всего, что может привести вас в тупик. Правильные процессы приведут ваш бизнес к поставленным целям, а непродуманные действия отбросят вас назад.

Если ситуация не работает на вас, не стоит обвинять свою команду. Ищите и решайте проблему в организации процесса.

¹ Выражение «полоса препятствий» используется автором для описания процессов со множеством этапов, большинство из которых бесполезны, громоздки, далеки от поставленных целей и способны лишь препятствовать ходу работ.

Дункан Хоги, PMP
  • ,
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +1
  • 1977

0 комментариев

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.