Профилактика проблем в проектном менеджменте

Управление проектами


Профилактика. Как вы это понимаете? Словарь гласит: «управление мерами по предупреждению события – в противоположность реагированию на уже свершившийся факт». Звучит неплохо. В этой статье я хотел бы обсудить способы предупреждения нежелательных ситуаций во время работы над проектом. Это позволит сохранять контроль и избежать погружения в пучину проблем, способных сбить вас с курса.

Существует три направления, где, по моему мнению, бездеятельность может привести проект к краху. Это управление клиентами, рисками и бюджетом. Я хотел бы сфокусироваться именно на этих областях и пояснить, какие профилактические меры помогут вам избежать трудностей, — по крайней мере, серьезных.

Профилактические меры по поддержанию интереса клиентов к проекту


Думаю, все мы склонны принимать интерес клиента, как должное. Зачастую он действительно заинтересован, но не всегда. Иногда спонсору проекта приходится одновременно решать миллион вопросов. Иногда он «присматривает» за проектом по заданию руководства. В этом случае клиент больше заинтересован в выполнении своих повседневных обязанностей.

Существует множество объяснений, почему ваш клиент кажется абсолютно незаинтересованным в проекте. Ваша задача – максимально вовлечь его в работу. Вам необходимо регулярное общение с клиентом: принятие решений, предоставление информации, подтверждение кадровых вопросов, контроль над бизнес-процессами, тестирование и т.д.

Лучший способ оставаться на виду – обозначить вопросы из зоны его компетенции, статус которых клиент обязан озвучивать во время каждого планового совещания. Если это не сработает, ищите человека из его вышестоящего руководства до тех пор, пока не найдете кого-то действительно заинтересованного в проекте. Рано или поздно такой сотрудник найдется, даже если вам придется добраться до директората.

Профилактика и управление рисками


Управление рисками многим кажется рутиной. Зачем беспокоиться о том, чего даже не произошло? Это неверный подход. Могу вас заверить: те проекты, где я и моя команда уделили достаточно времени планированию и управлению рисками, были самыми успешными в моей карьере. Конечно, что-то происходило – но практически всегда это были ожидаемые трудности. В таких ситуациях моя команда всегда действовала по плану, который позволял избежать проблем или смягчить их влияние на проект.

Однажды, работая над одним техническим проектом, мы были всерьез обеспокоены возможным сбоем в работе сервера клиента. Мы разработали запасной план. Когда сбой действительно произошел, мы смогли смягчить ситуацию, переключив нагрузку на свой сервер. Вскоре клиент смог решить проблему на своей стороне. Это произошло накануне тестирования и приемки проекта. Ситуация могла закончиться крахом, но, к счастью, нам удалось этого избежать.

Прогнозирование расхода бюджета


И, наконец, давайте рассмотрим управление бюджетом. Продуманные действия в этой области могут реально спасти проект. Это несложно, однако, многие проектные менеджеры не обращают на бюджет внимания, пока не станет слишком поздно что-либо предпринимать.

Конечно, не стоит считать каждый доллар, потраченный на задание или ресурс. Лично я практически никогда так не поступаю. Для прогнозирования расхода бюджета и ресурсов я пользуюсь довольно простым шаблоном. Обновляя данные еженедельно – или чаще, если того требует масштаб проекта – я могу быть уверен, что расход бюджета тщательно отслеживается. Проект не может приблизиться к опасной границе так, чтобы я не знал об этом заранее – и это дает мне, моей команде и клиенту время на совместное обсуждение и внесение поправок.

Заключение


Если вы не можете составить хороший план и не занимаетесь профилактикой, вы не контролируете проект. Этим должен заниматься хоть кто-нибудь, иначе проект то и дело будет погружаться в хаос. В этом случае успех придет только благодаря удачному стечению обстоятельств, но не за счет вашего мастерства, планирования и здравого смысла. Такой успех практически нельзя повторить. Вы сможете сохранять контроль над проектом только тогда, когда научитесь предупреждать нежелательные события.

Брэд Эгланд
  • ,
  • ,
  • ,
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +1
  • 1150

0 комментариев

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.