Как создать отчет о ходе проекта на одной странице?

Управление проектами
Управление проектами: Как создать отчет о ходе проекта на одной странице?

Как сделать отчет о ходе проекта в такой форме, чтобы у заказчика уходило 5 минут на получение информации по проекту? Я мучился этим вопросом довольно долго. И поскольку у практикующего менеджера проектов времени на разработку чего-то нового, как правило, нет (успеть бы отрефлексировать тот опыт, который получаешь), то ничего толкового у меня не получалось.

В один прекрасный день мой знакомый (консультант по управлению) написал мне: «а ты читал эту книгу www.dialektika.com/books/978-5-8459-1470-5.html

Конечно, не читал, но я ждал ее долгие годы.

Книга была прочитана за пять-шесть часов, и по завершении я решил не откладывать апробирование полученных знаний в долгий ящик и на текущем проекте сделать отчет по новой форме.

На заполнение первого отчета по предложенной автором форме у меня ушло около 2-х часов, ну а последующие отчеты требовали куда меньше времени. Заказчик проекта, получив отчет в новой форме, сказал мне: «теперь отчеты по моим проектам я хочу получать только в этой форме!». Отличная обратная связь, чтобы убедиться в том, что инструмент работающий.

Кстати, на своих семинарах и тренингах я уже около года поясняю участникам, как пользоваться этим отчетом, и мы на практике игрового проекта закрепляем полученные знания.

Итак, что за форма отчета и как ее заполнять?

Основная идея заключается в том, чтобы на страничке формата А4 компактно изложить данные о ходе работ над достижением целей проекта, выполнении работ в срок, расходовании бюджета и прогнозах по ходу проекта.

Шапка отчета нас не особо интересует, и как ее заполнять, уверен, понятно.

Начнем разбор реквизитов отчета. Шпаргалка о том, что где находится в форме отчета, расположена внизу отчета: «Цели – задачи проекта – сроки – расходы – прогнозы».

Расскажу о разделах формы в том порядке, в котором обычно ее заполняю.

Раздел Sub-Objectives (Подцели проекта) – здесь нужно сформулировать несколько целей проекта, из которых станет понятно, ради чего проект затевается. Я для своих проектов этот раздел переименовал в «Продукты проекта», мне так показалось нагляднее. Место для записи целей находится в нижнем левом углу формы.

В раздел Major Tasks (Главные задачи проекта) нужно перенести 20-25 задач из расписания проекта. Я для себя решил, что буду использовать иерархическую структуру работ (ИСР) для заполнения списка задач, причем, скорее всего, в список поместится второй уровень ИСР (на первом обычно 3-7 пакетов работ, на втором – от 6 до 30).

После того как прописаны цели (или продукты) и задачи проекта, есть смысл заполнить матрицу на пересечении целей и задач. Кружочек ставится на пересечении строки с названием задачи и столбца с названием цели, если выполнение задачи приблизит проект к достижению данной цели. Таким образом, в этой части прорисовывается влияние задач на реализацию целей. Как только все кружочки в столбце с названием цели будут закрашены – цель считается достигнутой.

Управление проектами: Как создать отчет о ходе проекта на одной странице?

Раздел Schedule (График) представляет собой список названий периодов времени, в течение которых планируется вести работы по проекту и отчитываться о ходе их выполнения. Если у вас планируется ежемесячная отчетность – нужно вписать месяцы, в течение которых планируется вести проект. Если проект рассчитан более чем на год, нужно будет создавать форму для каждого года. Может возникнуть вопрос: «а что если проект рассчитан на три года и заказчик хочет видеть историю за весь период проекта на одной страничке?». Мне кажется, что предыдущие периоды можно будет сворачивать в полугодия (а потом в годы), а будущие периоды – оставлять по месяцам.

По сути, заполнение табличной части отчета выше названий периодов – это рисование отрезков диаграммы Ганта, но не в виде «полосок», а в виде кружочков напротив названий периодов, в которых планируется вести работу над этой задачей. Если задача реализуется в нескольких периодах – кружочки рисуются в столбцах с названиями этих периодов.
Следующая область для заполнения – Owners and Helpers (Ответственные и помощники). В той же строке, где указаны названия периодов, вводятся ФИО участников команды проекта и ключевых заинтересованных сторон, которые могут быть приемщиками по некоторым задачам.

В табличной части выше фамилий заполняется матрица ответственности. Вы можете выбрать ту модель ответственности за задачи, которая вам больше нравится.

Например, я использовал следующие роли:

  • Ответственный (в матрице указывается буква О) – отвечает за получение результата по задаче
  • Исполнитель (И) – исполняет задачу
  • Контролер (К) – принимает результаты задачи и формулирует список несоответствий

Раздел Costs and Metrics (Стоимость и метрики) предназначен для информирования о плановых и фактических расходах по статьям бюджета проекта. Как видите, места для этого раздела выделено немного, а, значит, мы можем отчитаться по трем-четырем статьям бюджета. Придется свернуть статьи бюджета в три-четыре пункта.

Размер статьи можно указать длиной отрезка, плановое значение – справа от отрезка, а фактическое – в центре отрезка.

Ну и раздел Summary & Forecast (Выводы и прогнозы) – здесь у руководителя есть всего три строчки, чтобы убедить заказчика в том, что он знает, как вырулить проект в срок и бюджет. А если этого уже не сделать, то можно прописать свои предложения о пересмотре параметров проекта (целей, срока и бюджета).

Теперь о том, как заполняется отчет каждый отчетный период.

Руководитель проекта на основании отчетов от исполнителей должен, на мой взгляд, понимать, какой объем работ был запланирован по каждой задаче на отчетный период и какой был сделан. В этом случае, если объем фактически выполненной работы был не меньше планового – в отчете в строке задачи ранее созданный кружок заполняется зеленым цветом, если меньше планового, но есть шанс наверстать расписание – желтым цветом, ну и если сроки по задаче уже сорваны – красным цветом.

Та же система «светофоров» используется и для закрашивания отрезков для статей бюджета. Если бюджет осваивается по плану – зеленый цвет, наметился перерасход – желтый, статья бюджета превышена – красный.

Как отчет читает заказчик? Он проверяет выполнение задач в срок по цветам светофоров. Если горит желтый цвет напротив названия задачи, заказчик может узнать, кто является ответственным за задачу и запросить у него отчет на одной странице о выполнении задачи (или устный отчет). По красным светофорам заказчик ищет в разделе «Выводы и прогнозы» информацию о том, повлияет ли срыв сроков по этой задаче на срок проекта и что руководитель проекта предлагает делать в данном случае.

Ну и пример заполнения отчета о ходе проекта, правда, не из моего проекта (сохраняю коммерческую тайну), а из шаблонов OPPM, которые можно скачать на сайте www.oppmi.com.

Как вы заметили, в исходном шаблоне от OPPM есть еще одна область, которая называется «Risks, Qualitatives, Other Metrics». О том, зачем она нужна и как ее заполнять, я думаю, вы догадаетесь.

Управление проектами: Как создать отчет о ходе проекта на одной странице?
Вот такой формат, удобнее которого я для отчета по проекту пока ничего не видел.

Удачи в проектах и до новых встреч!

via
  • ,
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +1
  • 4230

0 комментариев

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.