Цена невнимательности к небольшим проектам

Управление проектами


Давид и Голиаф на фреске в Сикстинской капелле (Микеланджело)
Курт Финч

Допустим, вы занимаетесь несколькими большими проектами, зафиксированными в Microsoft Project. Но относитесь ли вы так же серьезно к маленьким проектам, которые, если быть честными, составляют большую часть вашего портфолио? Возможно, вы стараетесь побыстрее «проскочить» их, сократив усилия по управлению ими до уровня писем и таблиц с информацией о статусе работ? Если это действительно так, вы совершаете большую ошибку.

Даже если вы не уделяете должное внимание такому проекту, он сохраняет свою значимость для успеха компании в целом. Пока они не требуют серьезных финансовых вливаний, большинство компаний не беспокоятся по их поводу. Однако, если вы ведете их некорректно, расходные статьи бюджета могут значительно увеличиться.

Проверенные методы

Топ-менеджеры знают немало работающих приемов по управлению большими проектами, однако, зачастую они не осознают, что эти техники могут с успехом применяться и для решения небольших задач.

Статья, недавно опубликованная на Project Smart, подтверждает правильность такого подхода: «Применение распространенных практик даже в небольшом проекте не принесет дополнительных издержек и излишков документации. Эти приемы применяются многими менеджерами для управления тысячами проектов.
Они считаются оптимальными как раз потому, что помогают вам добиваться лучших результатов. Не думайте, что можете сбросить их со счетов только из-за того, что ваш проект невелик. Если вы поступите так, в дальнейшем проект будет иметь серьезные неприятности».

Предлагаем вам несколько основных практик, которые можно успешно применять для управления как маленькими, так и большими проектами.

#1. Учет ресурсов

Вне зависимости от масштаба, все проекты реализуются для возврата инвестиций и получения прибыли. В наши дни стоимость проекта во многом зависит от стоимости работы, поэтому учет рабочего времени является ключевым фактором при расчете прибыли. Ни одна компания не сможет оценить свой реальный доход без понимания того, сколько ресурсов было затрачено в ходе работ.

Этот фактор важен не только для понимания реальной стоимости проекта, но и для контроля статуса его готовности. Ведение реестра реально затраченных на работу часов позволяет менеджеру заметить возможные проблемы на ранней стадии проекта. Например, если на выполнение 10% плана было потрачено 30% бюджета, вы имеете серьезные проблемы.

Тщательный контроль за ходом работ позволит вам вовремя принять нужное решение для выхода из затруднительной ситуации, но если вы пренебрегаете этим, вам грозит перерасход бюджета. Вы начинаете работать с небольшим проектом, имеющим скромный бюджет, но быстрый рост дополнительных издержек может нанести ощутимый урон вашей компании. К тому же, сложно представить, что в наше время кто-либо может позволить себе настолько невнимательно относиться к своему бюджету — большому или маленькому.

#2. Понимание распределения ресурсов

Когда вы ставите своим сотрудникам задания и сроки, четко ли вы понимаете, насколько они успевают их выполнить? Уверены ли вы, что сотрудник не взял отпуск, что он не работает над другим проектом или не занят на совещаниях?
Еще до распределения заданий менеджер должен знать, кто сможет их выполнить. Возможно, это стоит продумать еще на стадии планирования проекта. Было бы неразумно просто рассылать задания членам команды, не учитывая их текущей и будущей занятости, включая и время отдыха.

Если тот, на кого вы рассчитываете, полностью поглощен своими собственными планами, не связанными с проектом, например, собирается провести все лето, путешествуя с рюкзаком по Европе, вы должны об этом знать.
Вашей целью является реализация проекта в указанные сроки. Но вы никогда не сможете этого сделать, если ваши человеческие ресурсы заняты не тем, чем вы планировали их занять.

Сотрудники должны быть не только свободными от другой работы — так же важно учитывать уровень их квалификации. Иначе говоря, разные проекты требуют разного состава сотрудников. Если проекту требуется программист, менеджер должен иметь на примете того, кто сможет работать в указанный период времени.
Неплохо было бы иметь список возможных соискателей на случай «пробелов», возникающих при подборе персонала. Если в компании есть только один программист, который на данный момент уже перегружен заданиями, пришло время нанять дополнительного специалиста.

Без учета занятости сотрудников менеджер может столкнуться с ситуацией, когда чрезмерно загруженный работой программист «сгорит» на работе и уволится.
Как мы говорили ранее, статусных мэйлов и таблиц Excel недостаточно для управления даже небольшим проектом. Этим инструментам не хватает универсальности и гибкости, которыми располагает правильно выстроенная система управления ресурсами и проектом.

Потребуйте от начальника отдела включить сотрудника в новый проект, что сократит его доступность для других заданий. Если это распоряжение не задокументировать должным образом и не донести его до команды, как проектный менеджер сможет правильно составить график сотрудника? Как остальные члены команды смогут узнать, что выполнение их заданий отодвигается на 6 недель из-за вашей срочной работы?

Доступность сотрудников постоянно меняется, и проектному менеджеру необходимо получать актуальные сведения о текущей ситуации. Члены команды должны иметь представление не только о сути работ, но и обо всех изменениях и корректировках основного плана проекта.

#3. Обратная связь

Случалось ли вам, как менеджеру проекта, составлять такие графики работ, которые ваша команда была не в состоянии выполнять в срок? Есть еще один хороший прием, который пригодится и в небольшом проекте: дайте членам команды право голоса.

Возможно, перед вами разворачивается заманчивая картина: вы разрабатываете план проекта и требуете, чтобы команда беспрекословно выполняла его. Однако, вы будете обмануты в своих ожиданиях и провалите проект. К тому же это приведет к снижению энтузиазма у ваших сотрудников.

Налаживайте обратную связь и выясняйте непосредственно у команды, сколько времени потребуется на выполнение того или иного задания. Разработчик, имеющий опыт работы над тысячами подобных задач, способен точно оценить количество времени, необходимого на написание кода, тогда как вы не имеете ни малейшего представления об этом.

Не менее важно поддерживать связь с с сотрудниками уже в ходе работы над проектом. Незначительные ошибки и задержки имеют свойство накапливаться, если их вовремя не отследить. В связи с этим, менеджер проекта, принимающий решения о ходе его реализации, должен дать сотрудникам возможность продлевать сроки выполнения заданий.

Успешные проекты любого масштаба

Все выигрывают, если менеджер проекта практикует учет рабочего времени и занятости сотрудников и дает членам команды высказывать свои соображения. Применение проверенных методик для всех проектов вашего портфолио всегда будет приводить вас к успеху.
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +2
  • 2503

0 комментариев

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.