Зачем нужна установочная встреча по проекту?

Управление проектами


Рон Розенхед
Однажды один из моих клиентов, инвестор проекта, спросил: для чего нужно проводить установочные встречи перед началом работы? Возможно, этот вопрос возник у него после общения с менеджером, который настаивал на необходимости такой встречи. Я сказал инвестору, что менеджер сделал очень ценное предложение, так как за 30 минут можно обсудить недельный объем работ целой команды. Такая экономия времени очень важна для современных проектов, где скорость реализации является критичным фактором.

Долго запрягаем, да быстро едем

Казалось бы, тут есть противоречие: обсуждения замедляют старт, но, в конечном итоге, помогают быстрее реализовать проект. Как это возможно? Прежде, чем ринуться в бой и начать планировать работу, необходимо убедиться в следующем:

все участники проекта хорошо понимают суть работ;
проект способствует реализации бизнес-плана;
роли четко определены: инвестор, владелец продукта, менеджер проекта.
Если правильно строить разговор, подобные встречи решают огромное количество вопросов. Некоторые мои клиенты организуют их перед началом каждой стадии проекта.
Я рассказал клиенту о тренинге, который мы устроили для группы проектных менеджеров. В группу входило 7 менеджеров, работавших над важным стратегическим проектом. Целью тренинга было развитие необходимых для менеджмента навыков.
Утром первого же дня выяснилось, что команда не имеет понятия ни о предназначении работ, ни о том, что именно руководство рассчитывает получить от них в ходе реализации проекта – будь то отчет или программа тренинга. Мы были в замешательстве. Группа попросила пригласить инвестора для разъяснения деталей.
Мы провели установочную встречу. Было бы лучше, если бы это произошло двумя неделями раньше. После того, как все необходимые объяснения были получены, команда быстро разработала бизнес-план, одобренный инвестором.
Так участники тренинга смогли воспользоваться навыками, полученными в ходе обучения. Они выяснили, что дала проекту уже готовая часть работы, и обсудили вопросы контроля хода проекта. Эта встреча помогла команде значительно ускорить ход рабочих процессов.
Что же на все это ответил мой клиент? После моего рассказа он назначил дату установочной встречи, на которую были приглашены ключевые сотрудники, заинтересованные в проекте. В итоге менеджер и инвестор получили ясное понимание того, чего именно нужно добиваться. Ключевые лица осознали, какую роль они играют в проекте, и смогли дать необходимые указания для его реализации.
Конечно, для того, чтобы организовать такую встречу, нужно время, но если она пройдет плодотворно, это даст ощутимый импульс всему проекту.
Удачи на встречах!
  • ,
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +2
  • 5094

0 комментариев

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.