Статус-репорты, доступные всем

Управление проектами

Репин. Запорожцы пишут письмо турецкому султану (1891).

Пишите лаконично и понятно

Доносить до сотрудников информацию о ходе проекта – основная обязанность каждого проектного менеджера. В связи с появлением новых методик составления отчетности иногда довольно сложно определить, какая именно информация будет наиболее полезной для участников проекта. Кроме того, эти методики насыщены специфическими терминами, понятными лишь тем, кто постоянно их практикует, например, «Burndown chart», «резерв спринта», «стори пойнт» и т.д.

Представим, что ваш клиент занимается перевозкой продуктов и обратился в вашу компанию для разработки ERP-системы. Очень мало шансов, что он сможет оценить разницу между Agile и PRINCE2, т.к. его мышление сложилось совсем в другой индустрии.

Откажитесь от профессионального жаргона

Какую же информацию о ходе работ надо предоставить, чтобы она была полезна самой широкой аудитории: клиенту, руководству, специалистам, далеким от технологий? Та информация, которую вы используете для ежедневного внутреннего планирования, и то, что нужно показывать ключевым лицам – разные вещи. Безусловно, технические детали должны совпадать с системой ведения задач (количество ошибок, список заданий и т.д.).

Итак, какая информация будет понятна «не техническим» специалистам? Все просто: никакого специального жаргона, только проценты и основные пункты плана, выраженные обычным человеческим языком.

Здесь я привожу пример статус-репорта по проекту (или Highlight Report в терминологии PRINCE2). Я отправляю его клиентам и руководству еженедельно, как правило, по пятницам.
«Том, добрый день!
Ознакомьтесь, пожалуйста, с краткой информацией по Вашему проекту:
– проект завершен на 65%;
– 100% заданий по дизайну завершено;
– 70% заданий по программированию завершено;
– задания для проектного менеджмента выполнены на 45%;
– контроль качества произведен пока лишь на 10%;
– 35% дополнительных заданий выполнено.
Мы отследили 3 неисправленных бага, одному из которых выставлен высочайший приоритет. Также мы обнаружили 3 дополнительных свойства, они ожидают подтверждения.
Мы загрузили данные по прошедшему этапу на сервер, чтобы Вы могли ознакомиться с результатами работы. Вы увидите их, пройдя по ссылке: www...
Следующее, над чем мы планируем работать – фотогалерея. Мы планируем закончить этот этап на следующей неделе (19 января).
Мы до сих пор ждем пресс-релиза от Вашего PR-специалиста. При запуске сайта на месте релиза будет пустое место, либо мы можем пока скрыть этот блок.
Если у Вас есть какие-либо вопросы, буду рад ответить на них максимально полно.
— ЛМ»
Тема письма обычно выглядит так: «RE: Синие виджеты, статус-репорт».

Продумайте структуру отчета

Структура отчета должна быть такой:
1. Ключевые моменты.
Главное, что должно указываться в отчете – процент выполнения работ. Далее нужно указать процент готовности каждой фазы проекта. Названия фаз могут быть различными. Будет ли клиент тщательно анализировать эти цифры в стиле «35% готовности дополнительных заданий? Да, да, хорошо»? Скорее всего, нет. В чем же тогда смысл их включения в список? Это делается для правильной подачи отчета: пусть клиент думает, что вы держите руку на пульсе, что вы осведомлены обо всех его деталях. Такой отчет внушает клиенту уверенность, что работа над проектом не сулит неожиданностей.
2. Список обнаруженных ошибок.
Очень короткое сообщение о статусе исправления ошибок. Вы можете захотеть включить в отчет некоторую информацию о том, как много ошибок было исправлено на этой неделе, или как много дополнительных свойств ожидает подтверждения. Это демонстрирует клиенту, что вы уделяете внимание и тем неизбежным проблемам, что всегда возникают в ходе работы. Я советую вам принять к сведению, что ваше руководство может не согласиться с вами относительно уровня детальности таких отчетов. Вам следует заранее обсудить, какую информацию о проблемах и ошибках вы будете предоставлять клиенту.
3. Что сделано.
Описание любой серьезной работы по проекту, выполненной с момента последнего отчета. Здесь можно говорить о добавлении нового модуля, завершении очередного этапа – обо всем, что позволит вам отчитаться о том, как вы провели это время.
4. Что планируется сделать.
Здесь вы немного забегаете вперед, однако, это позволяет клиенту (и менеджменту) представлять, в чем заключается следующий шаг. Будьте готовы к тому, что клиент может высказать свои пожелания, например, вы можете услышать: «Мы думали, следующим этапом станет модуль биллинга! Мы бы хотели, чтобы вы начали работать над…»
5. Проблемы, которые возникли или могут возникнуть в обозримом будущем.
Это не обязательный пункт и не повод для паники. Возможно, проект будет сделан гладко на 100%, но если нет, вы должны быть первым, кто это заметил. Так вы можете вежливо напомнить клиенту, что, во избежание сложностей, ему необходимо совершить какие-то действия. Этот пункт также зависит от степени открытости информации об «узких местах» проекта, которую вы заранее обговорите с руководством.
Постарайтесь делать сообщения максимально сжатыми, не больше двух предложений по каждому пункту. Это будет признаком уважения к рабочему времени клиента. Большинство бизнесменов – очень занятые люди, и никто не уделит должного внимания длинному письму.

Я привел самый простой пример отчета. Я не призываю вас исключать из обращения любые намеки на профессиональный жаргон, однако, не забывайте переводить информацию на обычный человеческий язык прежде, чем предоставить ее клиенту.
  • ,
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +3
  • 2852

0 комментариев

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.