Превышение бюджета на 10% - что с этим делать?

Управление проектами


Брэд Эгланд
Финансовый аспект проектного менеджмента, без сомнения, сложен. На днях я прочел об одном совместном 107-миллионном проекте правительства и IBM для штата Пенсильвания, который был закрыт из-за превышения бюджета на 57%. Звучит ужасно, но ситуация вполне реальна, если вы недостаточно тщательно следите за бюджетом. И это без учета сотен других факторов, способных значительно повлиять на финансовое «здоровье» проекта.

Для начала поговорим о критериях успеха проекта и о том, что является приемлемым в вопросах превышения бюджета. Есть ли для вашей организации какой-то порог затрат? Для меня и тех компаний, с которыми я сотрудничал, превышение бюджета на 10% по окончании работ считалось нормальным. В некоторых случаях оно бывает и выше, но лично я стараюсь не опускать планку так низко. Давайте отталкиваться от 10% — пугает ли такое значение вас и ваш отдел проектного менеджмента?

Внимательно следите за бюджетом и не превышайте расходы больше, чем на 10%

Я считаю, что проект вполне безболезненно может пережить превышение сметы на 10%. Выход из этого положения может потребовать некоторых усилий менеджмента и команды, возможно, даже заказчика — но, в целом, это всегда решаемо. И, если вы управляете бюджетом проекта так, как это должно быть — прогнозируете и уточняете прогнозы еженедельно, получая последние данные из финансовой отчетности — достаточно просто понять, на каком уровне вы находитесь, и убедиться, что вы не выходите за рамки этих 10% (за исключением форс-мажорных обстоятельств).

Предположим, все идет хорошо, и вам при любых условиях удается придерживаться приемлемого превышения в 10%. На основании текущих данных вы делаете прогноз, и вам кажется, что этот показатель не изменится до завершения работ. Можно ли сделать что-либо, чтобы снизить этот процент?

В конце концов, мы должны к этому стремиться — нельзя предугадать, какие еще непредвиденные обстоятельства могут вмешаться в финансовое состояние проекта, вызывая серьезные проблемы. Нужно быть готовым к тому, что эти обстоятельства возникнут уже в конце работы над проектом, когда не остается времени на корректирующие действия. Постарайтесь защитить проект сейчас. На мой взгляд, есть три ключевых метода, которые помогут вам вернуть проект в основное русло согласно первоначальному плану.

1. Рассмотрите возможные варианты изменений исходного задания

Это непросто, так как заказчики не любят менять первоначальные планы. Однако, если вы видите возможные варианты, представьте их в выгодном свете с точки зрения более высокой финансовой прибыли от проекта. Если ваши оценки ситуации, какой она станет после таких изменений, верны, это увеличит доход и прибыль и позволит привести бюджет в соответствие с планом. Вы даже не представляете, насколько сильно такие изменения могут повлиять на финансовое состояние проекта.

2. Освободите ресурсы

Если часть вашей команды имеет недостаточную загрузку, освободите их от работы над проектом. Еженедельно они приносят проекту несколько дополнительных человеко-часов, что также может привести к перерасходу бюджета.

3. Задействуйте меньше времени для управления проектом

И, наконец, я нашел еще один эффективный способ снижения затрат: сохраняйте дистанцию. Мое время оплачивается по одной из максимальных ставок, поэтому, затрачивая на управление проектом не более 4-5 часов в неделю, я могу значительно снизить расходы. Если вы можете управлять проектом дистанционно, не теряя эффективности и контроля над ситуацией, воспользуйтесь этим методом.
  • ,
  • ,
  • ,
  • ,
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +3
  • 1840

0 комментариев

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.