Общение с заинтересованными лицами

Управление проектами


Большая часть того, что я могу сказать по этому вопросу, нужно рассматривать с точки зрения проектного менеджера. Я всегда настаиваю на том, что общение должно находиться в наивысшем приоритете. Вне всякого сомнения, проектный менеджер несет ответственность за успех проекта, работу с клиентами, контроль за действиями команды, руководство, управление бюджетом и масштабом проекта, но каждый из этих сегментов работы должен начинаться с общения. А как общаться с теми, кто не входит непосредственно в проектную команду?

Если сравнить проектный менеджмент со схемой общения внутри нашей собственной семьи, можно назвать такую степень родства, как двоюродные братья и сестры, племянницы и племянники, дяди и тети — эти члены семьи, как правило, не являются частью нашей повседневной жизни. Как мы должны с ними общаться? Как много такого общения нам нужно? Как часто? С какой степенью детализации? Может и должен ли кто-то из них быть исключенным из нашей жизни? Я имею в виду заинтересованные стороны проекта в целом, и, в особенности, тех из них, кто не вовлечен в него ежедневно. Они напоминают дальних родственников, которых вы видите раз в год. Что они должны знать о проекте?

«Семья» проекта

Ясно, что некоторые заинтересованные лица должны знать о проекте все. Им необходим доступ к самой актуальной и подробной информации, какую только вы можете предоставить. Зачастую такая информация высылается еженедельно, а для небольшой группы заинтересованных лиц — ежедневно. Проектная команда и спонсор проекта, а также его собственная команда или контакты должны получить возможность регулярно, еженедельно общаться по вопросам, связанным с проектом, а также собирать экстренные совещания, когда это необходимо. Как правило, принято устраивать еженедельные совещания с участием членов проектной команды, а также отправлять заказчику еженедельные отчеты по статусу проекта.

Разумеется, еженедельный отчет о статусе проекта, скорректированный календарный план, поясняющий, как проект выглядит «здесь и сейчас», а также отчеты по ошибкам, рискам и бюджету являются неотъемлемой частью общения тех сотрудников и заинтересованных лиц, которые непосредственно работают над проектом. Если процесс общения проходит так, как это должно быть, вы сможете в любое время свободно общаться с любым заинтересованным лицом по любой информации о статусе проекта.

«Дальние родственники»

Рассмотрим «дальних родственников». К ним относятся заинтересованные лица, которые имеют определенные интересы, зависящие от успеха или провала проекта, или сотрудников, вовлеченных в ваш проект. Как правило, им не нужна информация о каждом апдейте. Наоборот, они могут пожаловаться на переизбыток информации, если будут еженедельно получать отчеты об изменениях в календарном плане, финансовом состоянии или статусах ошибок и рисков. Им это и не нужно, более того, они не знают, что делать с информацией такого рода. Со временем они станут игнорировать ваши отчеты и, возможно, упустят из вида такие вопросы, которые вы, наоборот, хотели бы до них донести.

Этой группе заинтересованных лиц необходима более обобщенная информация о статусе проекта, поступающая еженедельно или, что более распространено, ежемесячно. Такой отчет содержит краткое описание завершенных этапов, текущей работы проектной команды и планов на ближайшую неделю или месяц (это зависит от периодичности отчетов, которую вы заранее должны согласовать с этой группой заинтересованных лиц). Не забудьте согласовать и срочные оповещения на тот случай, если вам понадобится большая степень их вовлеченности в конкретные вопросы. Возможно, чтобы быть уверенным в том, что важные моменты не проходят мимо них, вам придется «приучить» их в первую очередь обращать внимание именно на такую информацию.

Заключение

Многие нуждаются в актуальной информации о ходе работ над проектом — особенно, если он находится в высоком приоритете. Но далеко не каждый ожидает столь детальной информации, которой располагают непосредственные участники рабочего процесса. Если вы дадите им слишком много информации, это превратится в еженедельную «свалку данных», на которые никто не обращает внимания. Вряд ли это то, чего вы добивались. Будьте изобретательны при выборе методов общения с заинтересованными лицами. Ищите приемлемые формы подачи информации, которые будут восприняты разными группами людей, имеющих отношение к проекту. Только в этом случае вы можете быть уверены, что ваши отчеты будут иметь ожидаемый эффект.
  • ,
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +2
  • 1656

3 комментария

avatar
На этом сайте бывают авторские статьи или только переводы?
  • spy
  • 0
avatar
Конечно бывают и даже есть у нас на сайте
avatar
По больше бы авторских статей с практических опытом!

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.