Пошаговое руководство по проектному планированию

Управление проектами


Дункан Хоги, PMP

Ключом к успеху проекта является планирование. Создание проектного плана — первое, что необходимо сделать, начиная работу над проектом.

Зачастую проектным планированием пренебрегают в угоду скорейшему запуску работ. Однако, многие терпят неудачу, не сумев оценить важность планирования, способного сэкономить ваше время и деньги, а также избавить от множества проблем.

В этой статье мы рассмотрим простой и практичный подход к проектному планированию. После прохождения всех этапов этого руководства вы получите реальный алгоритм планирования, который можно будет использовать при работе над будущими проектами.

Шаг 1: Цели проекта

Проект будет успешным, если вы четко поймете, чего ожидают заинтересованные лица. К ним относятся все, кто прямо или косвенно вовлечен в проект.

Для начала определите, кто больше всех заинтересован в вашем проекте. Иногда это довольно сложно, в особенности, если дело касается косвенно вовлеченных в проект участников. Заинтересованными сторонами могут быть:

— спонсор проекта;
— заказчик, получающий конечный продукт
— пользователи, работающие с конечным продуктом;
— проектный менеджер и проектная команда.

Когда вы поймете, кто заинтересован в вашем проекте, определите, что конкретно эти стороны получат в случае его успеха. Лучшим способом это выяснить будет прямое общение с заинтересованными лицами. Постарайтесь выявить реальные потребности заинтересованных лиц, удовлетворение которых принесет проекту прибыль. Зачастую заинтересованные лица говорят о выгодах, не имеющих прямого отношения к проекту. Вы можете зафиксировать и подобные пожелания, придав им низкий приоритет.

После того, как вы определите потребности всех заинтересованных сторон, составьте подробный список и расставьте приоритеты. На основании этого списка выявите те цели, которых можно достичь максимально быстро. Пользуйтесь методом SMART: он поможет легко определить, когда цели проекта будут достигнуты.

Как только вы сформируете четкий список целей, включите его в проектный план. Потребности и ожидания заинтересованных лиц также необходимо включить в него.

Самый сложный этап проектного планирования позади. Пора двигаться дальше: выясните, что будет зачтено, как конечный результат проекта.

Шаг 2: Результаты проекта

Ориентируясь на список целей, который вы составили на первом этапе, создайте список конкретных действий, которые необходимо совершить для достижения этих целей. Укажите, когда и как каждый из этапов будет выполнен.

Добавьте эту информацию в проектный план, назначив определенные сроки выполнения. Более точные сроки будут определены на стадии составления календарного плана проекта. Это станет следующим этапом.

Шаг 3: Календарный план проекта

Создайте список заданий, которые необходимо выполнить для того, чтобы придти к ожидаемым результатам, определенным вами на втором этапе. Для каждого задания обозначьте следующее:

— количество усилий (человеко-часы или человеко-дни), необходимых для выполнения задания;
— ресурсы, при помощи которых задание будет выполняться.

Когда вы определите количество усилий, необходимых для каждого задания, вы сможете понять, какое количество усилий понадобится для прохождения каждого этапа, и, в конечном итоге, общие сроки работ над проектом. Обновите данные о сроках в разделе, описывающем ожидаемые результаты работы.

На этом этапе планирования вы можете воспользоваться пакетом специального ПО, например, Microsoft Project, для создания календарного плана. В качестве альтернативы можно воспользоваться одним из бесплатных шаблонов. Внесите в программу все ожидаемые результаты, задания, сроки и ресурсы, необходимые для выполнения каждого задания.

Наиболее частая проблема, возникающая на этом этапе — определение сроков работ на основе спонсорских пожеланий, что зачастую не соответствует реальному положению вещей. Если вы сталкиваетесь с подобной ситуацией, немедленно свяжитесь со спонсором. Существуют следующие варианты выхода из нее:

— корректировка сроков работ (задерживает реализацию проекта);
— поиск дополнительных ресурсов (увеличивает стоимость);
— уменьшение масштаба проекта (меньше результатов).

Используйте календарный план, чтобы обосновать один из этих вариантов.

Шаг 4: Вспомогательные планы

На этом этапе планируются более мелкие и более конкретные задачи. Они могут выступать непосредственно как составные части проектного плана.

Кадровое планирование

Четко определите лиц и организации, занимающие ведущее положение в проекте. Опишите их роли и зону ответственности.

Затем опишите число и специализацию сотрудников, необходимых для реализации проекта. Определите, когда каждый тип начинает работу над своей частью проекта, как долго продлится их занятость, и из каких источников вы будете их привлекать.

Создайте отдельный лист, содержащий подробную информацию об этом.

Планирование коммуникаций

Создайте документ, в котором будет указано, кому необходима актуальная информация по проекту, и как именно они будут получать эту информацию. Наиболее распространенным механизмом отчетности является еженедельный или ежемесячный отчет, из которого можно узнать о прогрессе проекта, завершенных этапах и планах работы на ближайшее будущее.

Планирование рисков

Планирование рисков — очень важная часть проектного менеджмента. Хотя это часто упускают из вида, очень важно определить максимальное число рисков, насколько это возможно. Это позволит заранее подготовиться к нежелательному исходу процесса.

Ниже приведены некоторые примеры часто встречающихся рисков:

— оценка времени и стоимости слишком оптимистична;
— получение обратной связи от покупателей происходит слишком медленно;
— незапланированные сокращения бюджета;
— невнятные роли и ответственность;
— заинтересованные лица не вовлечены в работу, либо их потребности неверно определены;
— заинтересованные лица изменили требования уже после запуска проекта;
— заинтересованные лица добавили новые требования уже после запуска проекта;
— плохая коммуникация привела к недопониманию, проблемам с качеством и переделкам;
— недостаток ресурсов.

Риски могут отслеживаться при помощи простого журнала рисков. Добавляйте информацию по каждому обнаруженному вами риску в этот журнал; разработайте план действий на тот случай, если нежелательное событие все-таки произойдет, и систему мер, чтобы предотвратить такой сценарий. Регулярно просматривайте свой журнал, добавляя новые риски, возникающие в ходе жизненного цикла проекта. Помните, что если вы будете игнорировать риски, вам не удастся справиться с ними.

Следуя этому алгоритму, вы сможете составить хороший проектный план. Обязательно корректируйте его в ходе работы над проектом и тщательно фиксируйте прогресс в соответствии с ним.
  • ,
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +1
  • 1920

0 комментариев

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.