Проектный менеджмент: управление рисками заинтересованных лиц

Управление проектами


Трис Браун

В этой статье мы рассмотрим тех людей, которые находятся в ближайшем окружении вашего проекта – заинтересованных лиц. Мы постараемся дать вам несколько советов и указать на ресурсы, которые помогут оптимизировать степень вовлеченности заинтересованных лиц в проект.

Для того, чтобы выявить заинтересованные стороны и разработать стратегию по удовлетворению их ожиданий, проектная команда должна ответить на три простых вопроса:

кто заинтересован в проекте?
какие аспекты вызывают наибольший интерес?
что необходимо сделать проектному менеджеру?

Однажды мы организовали мастер-класс по управлению коммуникациями с заинтересованными лицами. Программа класса была составлена в соответствии с этими тремя вопросами. Один из наших экспертов по проектному менеджменту, сопоставив все «части мозаики», сказал, что это можно назвать управлением рисками при общении с людьми.

Думаю, что так оно и есть. Если рассмотреть классический пример процесса управления рисками, вы найдете несомненные параллели.
1. Выявление рисков.
2. Анализ и определение масштаба рисков.
3. Разработка ответных мер.

Работая над следующим (или текущим) проектом, попробуйте рассматривать заинтересованных лиц с точки зрения возможностей или угроз.

Шаг первый: выявление рисков (кто заинтересован в проекте?)

Как и в управлении рисками, вы можете влиять только на знакомые вам аспекты, связанные с заинтересованными лицами. Поэтому постарайтесь приложить максимум энергии и изобретательности для изучения заинтересованных сторон. Просмотрите весь список людей, связанных с проектом, и постарайтесь выявить тех заинтересованных лиц, которые никак не проявляют себя, пока вы не столкнетесь с ними лицом к лицу.

Ими могут оказаться сотрудники регулятивных органов, конечные пользователи, клиенты ваших клиентов и персонал внутренней поддержки (бухгалтерия или закупки). Многие проектные менеджеры не включают этих заинтересованных лиц второго порядка в планы коммуникации, пока их недовольство не начнет влиять на ход проекта. Управление рисками выявляет потенциальные угрозы или возможности. Заинтересованные лица могут оказаться как противниками, так и защитниками проекта.

Пока вы определяете скрытые заинтересованные стороны, не забывайте и о тех, кто на поверхности: о вашей команде, спонсоре и людях, утверждающих объемы финансирования.

Совет: убедитесь, что заинтересованные лица – реальные люди с именем и почтовым адресом, а не организации. «Отдел производства» не подпишет ваш запрос об изменениях, однако, это может сделать Анна, которая руководит этим департаментом.

Шаг второй: анализ и определение масштаба рисков (какие аспекты вызывают наибольший интерес?)

Управление рисками требует определить приоритетные риски в соответствии с их вероятностью и степенью влияния. Можно сходным образом выделить приоритетные заинтересованные стороны – по уровню полномочий и степени заинтересованности. Вы должны понимать, какие интересы преследуют эти лица и насколько они способны влиять на ход проекта.

Рассмотрите приоритетные заинтересованные стороны. Вы вряд ли сможете так же тщательно оценить масштабы влияния заинтересованных лиц, как риски вашего проекта, однако, можно сформулировать необходимую ключевую информацию. Что вызывает их наибольший интерес? Как успех проекта влияет на них? Насколько проект приоритетен для них? Что необходимо получить от них для того, чтобы проект развивался?

Шаг третий: разработка ответных мер (что необходимо сделать проектному менеджеру?)

Что необходимо сделать для того, чтобы увеличить влияние факторов, работающих на вас, и снизить влияние ваших оппонентов? Это зависит от того, как вы ответили на предыдущие вопросы. Чем больше вы знаете о лицах, заинтересованных в проекте, тем лучше вы можете спланировать свое общение с ними. Одно очевидно: игнорирование этих факторов подорвет доверие лиц, которые вас поддерживают, и дадут преимущества вашим противникам. Поэтому следует тщательно продумывать коммуникацию с заинтересованными лицами.

Быстрое развитие информационных технологий дает вам новые пути предоставления данных заинтересованным в проекте лицам. Однако, огромные объемы информации еще не гарантируют эффективной коммуникации. Кому нужна эта информация? Информация какого рода? Как часто? В каком формате? Ответы на эти вопросы должны лечь в основу вашего плана коммуникации. При разработке плана держите в голове следующее:

1. Доброжелательные личные отношения – основа эффективной коммуникации. Личное общение увеличивает ценность информации, которую мы предоставляем.
2. Используйте несколько каналов связи при общении с каждым из заинтересованных лиц. Например, личные встречи можно дополнять предоставлением документации.

Секрет успеха

В чем же заключается секрет успешного управления рисками? Действие. Активное, систематическое управление рисками означает, что вы должны найти возможную проблему раньше, чем столкнетесь с ее негативными последствиями. Управление рисками никогда не может претендовать на полный охват ситуации, но не так сложно добиться регулярного выполнения определенных действий. Это работает и при общении с заинтересованными лицами. Понять, кто они и чего хотят, довольно просто. Ключ к решению ситуации заключается в том, что вы должны проявить активность, найти пути общения с ними и повлиять на них раньше, чем они повлияют на вас.
  • ,
  • ,
  • avatar
  • +1
  • 1385

0 комментариев

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.