Руководство по составлению качественного календарного плана

Управление проектами


Дункан Хоги, PMP

Успешные проекты начинаются с проработанного календарного плана. Когда вы получаете проект в работу, первое, что вы должны сделать — это составить календарный план. Распространенной ошибкой является пренебрежение планом в угоду более быстрому запуску самих работ. Если что-то пойдет не так, без плана вы даже не сможете определить, успеваете ли вы в срок.

В этой статье описан простой и практичный подход к составлению календарного плана. После ее прочтения вы получите четкое представление о том, как это делается, и сможете использовать этот навык при работе с будущими проектами.

I. Планируйте вместе с командой

Совместное планирование более эффективно, чем составление плана в одиночку. Такой подход обеспечивает каждому сотруднику свою долю работы и конечного результата. Для успешного завершения проекта, команда должна знать обо всех намеченных фазах, вехах и заданиях.

Я предпочитаю создавать многоуровневые календарные планы для того, чтобы как можно скорее начать работу над проектом. Даже если в плане есть какие-то неточности, это помогает запустить процесс — и это гораздо лучше, чем сидеть на совещании, уставившись на чистый лист бумаги вместе с сотрудниками.

II. Охватите весь объем работ

Используйте данные из технического задания, чтобы убедиться, что вы включили в план все работы, выполнения которых ждет от вас заказчик. Составьте список конкретных действий, необходимых для получения нужного результата.
Просмотрите порядок выполнения работ; зачастую лучше начинать с самых трудных заданий. Суть проекта может диктовать свой порядок работ: например, вы не сможете построить дом, если предварительно не подготовите фундамент. Продумайте, какие работы можно проводить параллельно, и какие из них требуют завершения других этапов. Убедитесь, что вы включили в план все эти зависимости и взаимодействия.

III. Сгруппируйте задания по этапам

Обычно проект проходит через несколько стандартных этапов, начиная с идеи и заканчивая внедрением. Вы должны составить календарный план в зависимости от этих фаз.

Я приведу пример разбивки на этапы, которую я применяю в проектах по разработке программного обеспечения:
1. Идея (концепция, создание команды и подбор того, что необходимо для запуска проекта).
2. Осуществимость (подразумевает создание прототипа, модели или PoC).
3. Разработка (создание продукта или сервиса).
4. Запуск (подготовка к внедрению, часто подразумевает выпуск пилотных версий).
5. Внедрение (предоставление продукта или сервиса широкой аудитории, включающее последующие апдейты пилотной версии).
6. Завершение (закрытие проекта, расформирование команды и выявление незавершенных заданий).

IV. Наметьте вехи

Вехи, сопровождающие календарный план, помогут проектной команде фокусироваться на работе и оставаться замотивированной. Вехи — это конечный результат определенного этапа, когда какая-то часть работ должна быть полностью завершена и, возможно, требует подписания акта. По ним команда сможет отслеживать прогресс работ. Список из сотен задач на неделю деморализует сотрудников. Вехи помогают видеть весь проект в перспективе и позволяют не сбиться с пути к успешному завершению.

V. Уделите время срокам

При оценке временных затрат (часов или дней) на выполнение заданий лучше воспользоваться опытом ваших сотрудников. Еще лучше, если вы будете вести базу данных по срокам выполнения конкретных работ, которая поможет вам более точно рассчитать время.

Совместное обсуждение сроков эффективно, так как каждый член команды может воспользоваться своим опытом для более точной оценки. Сроки, которые называет один из сотрудников, могут быть оспорены и скорректированы другим, который имеет больше опыта в выполнении конкретного вида работ.
Убедитесь, что все сроки согласованы и подписаны — тогда у команды не будет поводов для споров.

VI. Планируйте загрузку сотрудников

Когда у вас есть календарный план, пришло время внести в него данные о загрузке сотрудников — как существующих, так и новых членов команды. Проанализируйте навыки ваших коллег. Выполняли ли они сходную работу в прошлом? Имеют ли они специфические навыки, важные на конкретном участке работ? Проявляют ли они интерес к выполнению определенных заданий?

Распространенной ошибкой является составление такого календарного плана, при котором сотрудники будут загружены на 100%. Необходимо понимать, что максимальная эффективность достигается при загрузке в 80%. Административные вопросы, заполнение табелей учета рабочего времени, совещания, техподдержка и другие косвенные задачи будут занимать оставшиеся 20%.

Как только вы дадите людям задания согласно календарному плану, проверьте, не конфликтуют ли они. Есть ли в проекте области, где сотрудники работают в двух потоках одновременно? Равномерно ли распределены задания между всеми сотрудниками? Старайтесь не перегружать ключевых сотрудников, особенно, если остальные при этом будут задействованы не полностью.

И наконец…

Еще раз проверьте календарный план на наличие ошибок. Ниже приведены наиболее распространенные проблемы, возникающие при составлении плана:
— В план не включены государственные праздники.
— В план не включены выходные и отпуска сотрудников.
— Выявлены не все взаимосвязи между заданиями.
— Запланирован продолжительный этап работ без единой вехи и разделения на более мелкие этапы.
— Оценка сроков неверна или произведена без учета опыта сотрудников и темпов производства.
— Составление плана отталкивается от финальной даты, постепенно выстраивая ход событий от конца к началу.
— Люди загружены 100% своего времени.
— Одно и то же задание поручено нескольким сотрудникам.
— Не запланировано дополнительное время на случай непредвиденных обстоятельств.

Не забывайте регулярно обновлять календарный план совместно с командой, отслеживая прогресс и своевременно внося коррективы. Ежедневные 15-минутные встречи или телефонные конференции будут очень полезны. Во время встреч каждый член команды может сообщить, что было сделано вчера, что запланировано на сегодня, и что мешает корректно выполнять работу. Как проектный менеджер, вы должны помогать в устранении задержек и обеспечивать продвижение вперед.

В заключение…

1. Определите последовательность действий с помощью технического задания.
2. Выстраивайте зависимости, существующие между заданиями.
3. Группируйте задания по этапам.
4. Наметьте отправные точки и вехи.
5. Оцените сроки, необходимые для выполнения заданий.
6. Назначьте сотрудников, ответственных за выполнение работ.
7. Проверьте календарный план на наличие ошибок и исправьте его в случае необходимости.
8. Проводите ежедневные совещания с командой и корректируйте план.
Хороший календарный план — залог успешности проекта, поэтому проводите как можно больше времени вместе с командой, создавая его реалистичным и значимым.
  • avatar
  • +1
  • 2465

3 комментария

avatar
Кроме указанного выше я добавляю в календарный план обязательства заказчика в виде вех:
1. Момент предоставления ресурсов (серверов, материалов, учебный класс)
2. Сроки согласования документов (ТЗ, ПМИ, РП, РА, Руководство по установке в продуктив) и ответственных за это согласование у заказчика
3. Обязательные мероприятия (Демо, приемка, обучение) чтобы заказчик сумел запланировать участников и не говорил «Ой я на следующей неделе в отпуске — давай сдвинем»
avatar
согласен)
avatar
Верно подмечено. Можно стараться соблюсти свой план. Но почти невозможно заставить это делать клиента. Можно лишь оговорить в договоре, что при задержке реакции со стороны клиента, исполнитель увеличивает срок проекта на число задержки умноженное на 2.

Оставить комментарий

Комментировать при помощи:


Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.